工作流程自動化基礎
當企業同仁在各自的「Custom App」上進行日常操作時（例如會計同仁登錄了一筆新憑證、業務同仁提交了一張新訂單），這些資料都會寫入後台的「資料中心（Data Center）」。AI GO 的「工作流程自動化」（Workflow Builder）功能，允許管理與開發同仁建立背景自動化規則，在這些資料發生異動時，自動執行跨系統通知或資料表更新，免除手動重複作業。
自動化工作流程定位
工作流程自動化是一個運行於系統背景的監聽與執行機制。它的核心邏輯規則是：「當資料中心的特定資料表發生變更（觸發條件），就自動執行後續的任務（執行動作）。」
因為日常營運同仁是在各自獨立的 Custom App 中工作，自動化流程就扮演了「隱形黏著劑」的角色，將不同 App 產生的資料串接起來，實現企業營運的無縫自動化。
設定觸發條件與執行動作
一個完整的自動化工作流程，至少由一個「觸發條件」與一個或多個「執行動作」所組成：
1. 觸發條件（Trigger）
觸發條件是啟動自動化流程的起點。AI GO 提供以下三種主要觸發類型：
- 資料庫事件觸發：當資料中心（Data Center）的特定資料表發生變化時啟動。例如「當『銷售訂單表』有新資料建立時（同仁透過銷售 App 提交了訂單）」或「當『會計財務表』狀態被更新為『已付款』時」。
- 時間觸發（定時任務）：在特定的時間點或週期性啟動。例如「每天晚上 9 點自動撈取今日銷售資料表的數據」。
- 手動觸發：由使用者在特定 Custom App 介面點選按鈕時主動觸發。
2. 執行動作（Action）
當觸發條件滿足後，系統會自動執行的步驟。常見的動作包括：
- AI 處理動作：將變更的資料發送給 AI 進行分析。例如「當有新詢價單寫入庫時，讓 AI 自動摘要其核心需求並判定客戶意向」。
- 資料中心內部動作：在資料中心的其他資料表（Table）中新增、修改資料。例如「當確認出貨時，自動減少庫存與倉儲資料表的數量」。
- 外部通訊通知：向外部平台發送通知。例如「發送 LINE 訊息給負責的業務人員」或「寄送電子郵件給採購主管」。
建立自動化流程的步驟
以下以「當同仁在 Custom App 變更商品庫存，且庫存低於警戒值時，自動發送 LINE 通知給採購同仁」為例，說明如何建立流程：
步驟一：新建工作流程
- 點選主控台左側導覽列「AI 應用程式」分區下的「應用程式串接」或「流程自動化」頁面。
- 點選「新建工作流程」，輸入名稱如「庫存不足自動警示流程」。
步驟二：設定觸發源
- 點選觸發節點，選擇「資料庫事件觸發」。
- 資料表選擇資料中心底層的「庫存與倉儲資料表（Inventory Table）」。
- 事件類型選擇「資料變更（On Update）」。
- 設定過濾條件：「當『目前庫存量』小於『安全庫存量』」。
步驟三：新增 AI 分析步驟（選用）
為了讓通知內容更具參考價值，我們可以加入 AI 處理節點：
- 新增節點，選擇「AI 處理」。
- 設定提示詞：「根據剛才觸發的庫存變更資料，幫我整理出該商品的名稱、目前庫存，並簡短分析最近三個月的平均月銷量，讓採購同仁知道補貨的急迫性。」
步驟四：設定通知動作
- 在 AI 節點下方新增節點，選擇「發送外部通知」。
- 通訊軟體選擇「LINE」或「電子郵件」。
- 收件人設定為負責採購的部門群組。
- 訊息內容帶入上一步驟中 AI 產生的分析結果文字。
步驟五：測試並啟用
- 點選右上角「測試運行」按鈕，模擬資料庫變更，確保 LINE 能正確收到通知。
- 確認無誤後，將流程頂部的開關切換為「啟用」。
常用企業自動化範本推薦
- 跨 App 銷售警報：當業務同仁在「銷售 App」新增一筆大額訂單時，自動更新資料中心的「CRM 客戶資料表」，並在主管的通訊軟體上彈出提醒。
- 每日銷售日報表：設定每天晚上 9 點觸發，由 AI 自動撈取資料中心「銷售訂單表」數據，進行加總分析，並將今日銷售摘要發送至管理階層的信箱。
- 詢價單自動分配與通知：當外部客戶透過「線上詢價 App」提交需求時，資料會寫入資料中心的「客戶關係管理（CRM）」，此時觸發自動化流程，AI 會分析客戶的需求，將其分流給適合的業務人員。